Политика за подаване на сигнали за нарушения - „Спадел Груп“ (Spadel Group)

Основна информация за Политиката

Наименование на документа

Политика за подаване на сигнали за нарушения

(наричана по-долу в текста „Политика“)

Език на документа

български

Отговорен отдел

Правен отдел

Изготвил

Филипин Де Улф

Последна актуализация

27 януари 2023 г.

Статус

Публикувана

Целева група

Всички работници, служители и директори (наричани заедно по-долу в текста „Служители“) на „Спадел“ СА (Spadel SA) или на неговите дъщерни дружества (наричани по-долу в текста „Спадел“ (Spadel) или „Спадел Груп“ (Spadel Group), както и всички лица, действащи от негово име (като консултанти и представители) (наричани по-долу в текста „Представители“) и всички външни заинтересовани лица.

Обхват на приложение

Настоящата Политика се прилага по отношение на всички дейности и операции на „Спадел“ (Spadel) (наричани по-долу в текста „Дейности“).

Задължително преразглеждане

27 януари 2026 г.

Местоположение

Legal Department Public - Whistleblowing - Lanceurs d'alerte - Klokkenluiders - All Documents (sharepoint.com)

Редакция

Настоящата Политика ще бъде преразглеждана най-малко веднъж на 3 (три) години. Когато е целесъобразно ревизията ще бъде координирана и валидирана от Правния отдел.

Към ползвателите на тази политика се отправя препоръка да ползват най-актуалната версия на Политиката. В раздел „Съществени редакции“ по-долу са изложени накратко последните актуализации на Политиката.

Съществени редакции

Тези ключови аспекти осигуряват само общ преглед на извършените редакции на Политиката. За по-подробна информация относно внесените в Политика изменения и/или допълнения следва да се направи справка с актуалната версия на Политиката.

  1. Цел

Spadel се ангажира да спазва най-високи етични стандарти в деловите си взаимоотношения и да спазва всички закони и разпоредби. Ето защо е толкова важно за Spadel да разполага с подходящи процедури, които да дават възможност на служителите да подават отговорно и ефективно сигнали за опасенията си относно действително или предполагаемо нарушение, извършено в рамките на дейностите на Spadel, като едновременно с това осигурява защита на тези лица срещу ответни репресивни действия. Настоящата Политика е съобразена с раздел „Как да подадем сигнал за нарушение“ от Етичния кодекс на „Спадел Груп“ (Spadel Group).

Настоящата Политика дава отговор на следните въпроси:

  • Какво означава подаване на сигнал за нарушения?
  • За какво нарушение да подам сигнал?
  • Кога и как да подам сигнал?
  • Какви мерки съществуват за защита на лицата, подаващи сигнали за нарушения?
  • Какво представлява вътрешната процедура за предприемане на последващи действия?
  • По какъв начин се обработват личните данни?
  1. Какво означава подаване на сигнали за нарушения?

Подаване на сигнали за нарушения означава поверителното или анонимното подаване на сигнал от служители на Spadel или от външни заинтересовани страни (напр. клиенти, доставчици и др.) относно незаконно, непочтено или неправомерно поведение в рамките на дейностите на Spadel, като едновременно с това се осигурява защита на тези лица срещу ответни репресивни действия.

Лицето, което подава сигнал за нарушение, се нарича „Лице, подаващо сигнал за нарушения”.

  1. За какво нарушение СЕ ПОДАВА сигнал?
  • Нарушение

Лицето, подаващо сигнал за нарушения, може да подава сигнал за незаконно, непочтено или неправомерно поведение като (но не само):

а) престъпление или административно нарушение;

б) нарушение на действащото законодателство, разпоредби и/или международни спогодби;

в) нарушение на договорните задължения на Spadel;

г) нарушение на Етичния кодекс на Spadel и/или на други политики или процедури;

д) всяко друго неетично или непочтено поведение (наричано по-долу в текста „Нарушение“).

В Приложение 1 са посочени примери за нарушения.

Сигналът съгласно Политиката за подаване на сигнали за нарушения трябва да служи на общите интереси на групата на „Спадел“ (Spadel). Личностните оплаквания и оплакванията относно неприемливо поведение на работното място или прекомерно натоварване също могат да бъдат докладвани съгласно Политиката за подаване на сигнали за нарушения. Предвид личния характер на такива сигнали обаче вътрешната процедура за предприемане на последващи действия може да се отклони от действащата Политика. Довереното лице (или в негово отсъствие – местният директор по човешки ресурси) така или иначе изслушва оплакването и предоставя информация за действащите местни политики и съществуващите канали, посредством които могат да бъдат адресирани такива оплаквания.

  • Подаване на сигнал добросъвестно

При подаване на сигнал лицето, подаващо сигнал за нарушения, трябва винаги да действа добросъвестно и без пряка материална изгода, и сигналът трябва да почива на разумни основания. Когато сигналът съдържа неверни, необосновани или опортюнистични твърдения, или когато сигналът се подава с единствена цел клевета или да причини вреда на друго лице, „Спадел“ (Spadel) може да предприеме подходящи дисциплинарни и/или правни действия срещу лицето, подаващо сигнал за нарушения.

Лицето, подаващо сигнал за нарушения, не носи отговорност за разследването на нарушението или за определянето на коригиращи мерки. Тази задача се възлага на квалифицирани мениджъри на случаи, които изпълняват съответните функции вътрешно (вж. раздел 6).

  1. Кога и как СЕ ПОДАВА сигнал?

Ако откриете, узнаете или имате разумни основания да подозирате (евентуално) нарушение в рамките на дейностите на Spadel, приканваме Ви незабавно да информирате „Спадел“ (Spadel) за съответния случай.

Преди да подадете сигнал за нарушение съгласно тази Политика, първо трябва да обмислите използването на нормалните канали за подаване на сигнали (т.е. Вашият ръководител екип или ръководителят по йерархия (за работници), Вашият мениджър (за служители) или Вашият местен директор човешки ресурси. Ако по някаква причина се чувствате неудобно или се притеснявате да сигнализирате за нарушение чрез нормалните канали за подаване на сигнали, вътрешният инструмент на „Спадел“ (Spadel) за подаване на сигнали за нарушения предлага алтернативен канал, чрез който можете да подадете сигнал за нарушението поверително или анонимно.

  • Канали за подаване на сигнали
  • Вътрешни канали за подаване на сигнали за нарушения

„Спадел“ (Spadel) разполага с вътрешен онлайн инструмент за подаване на сигнали за нарушения („Инструмент за подаване на сигнали за нарушения”). Този инструмент за подаване на сигнали за нарушения се поддържа от трето лице – „Конвърсънт Инк.“ (Convercent Inc.) и е достъпен 24 часа, 7 дни в седмицата, 365 дни в годината, по два начина:

  • онлайн на платформата: ethicspadel.com;
  • или на телефон:
    • В Белгия: 0800.260.39
    • Във Франция: 0805.08.03.39
    • В Нидерландия 800.022.0441
    • В България: 0800.460.38

Този инструмент дава възможност на лицето, подаващо сигнал за нарушения, да подаде сигнал за нарушение в централния офис на групата („Канал за подаване на сигнали на групата”), до местната организация („Местен канал за подаване на сигнали”)[1] или и до двата едновременно („Местен/Групов канал за подаване на сигнали”).

При подаване на сигнала лицето, подаващо сигнал за нарушения, трябва да реши дали нарушението да се разследва на местно ниво и/или от централата на Групата.

Инструментът за подаване на сигнали за нарушения дава възможност да се подава сигнал до:

  • местното доверено лице или местния директор човешки ресурси (ако няма местен довереник) в рамките на местната организация (вж. Приложение 2 за списъка на местните доверени и други ключови лица);
  • правния отдел, или
  • едновременно Местното доверено лице/Местния директор човешките ресурси и Правния отдел.

Подаването на сигнали чрез онлайн инструмента може да се извърши писмено в уеб платформата или устно по телефона.

 

  • Външни канали за подаване на сигнали за нарушения (Европейски съюз)

Настоятелно препоръчваме първо да обмислите дали да подадете сигнал за нарушение чрез нормалните канали за подаване на сигнали или чрез инструмента за подаване на сигнали за нарушения на „Спадел“ (Spadel) (вж. т. 4.1.1). Вътрешното подаване на сигнали остава най-ефективният път, който позволява на „Спадел“ (Spadel) да проучи задълбочено случая и да предприеме подходящи действия за справяне с нарушението.

В рамките на Европейския съюз лицето, подаващо сигнал за нарушения, има възможност да подава сигнали за всяко нарушение, попадащо в обхвата на Директива (ЕС) 2019/1937, на местен компетентен орган, отговорен за получаването и разследването на сигнали за нарушения (външно подаване на сигнали). Списъкът на местните компетентни органи за външно подаване на сигнали е приложен като Приложение 3.

  • Каква информация трябва да бъде включена в сигнала за нарушения?

Сигналът трябва да бъде достатъчно подробен и документиран и следва да включва следната информация (когато съответната информация е известна):

  • Подробно описание на събитията и как са стигнали до знанието на лицето, подаващо сигнал за нарушения;
  • Датата и мястото на събитията;
  • Имената и длъжността на участващите лица или информация, която позволява да бъде установена тяхната самоличност;
  • Имената на други лица, ако има такива, които могат да потвърдят фактите, за които са подали сигнал;
  • При подаване на сигнал, името на лицето, подаващо сигнал за нарушения (тази информация няма да бъде поискана, ако сигналът е подаден анонимно), и
  • Други данни или информация, която би могла да помогне на екипа по разследването да установи фактите;

Силно се препоръчва лицето, подаващо сигнал за нарушения, да подаде сигнал и да предостави името си. Това улеснява вътрешното разследване, както и предприемането на подходящи мерки за защита на лицето, подаващо сигнал за нарушения (вж. раздел 5).

  1. Какви мерки съществуват за защита на лицето, подаващо сигнал за нарушения?

„Спадел“ (Spadel) желае да създаде безопасна среда, в която лицето, подаващо сигнал за нарушения, да се чувства комфортно да подава сигнал за всяко нарушение в рамките на организацията. За тази цел са въведени следните защитни мерки:

  • поверително третиране на самоличността на лицето, подаващо сигнал за нарушения;
  • възможността лицето, подаващо сигнал за нарушения, да остане анонимно, когато подава сигнал, и
  • забраната на всяка форма на ответни репресивни действия срещу лицето, подаващо сигнал за нарушения, и свързаните лица.
  • Поверителен характер на самоличността на лицето, подаващо сигнал за нарушения

Самоличността на лицето, подаващо сигнал за нарушения се третира като строго поверителна. За тази цел са въведени следните мерки, с които да се гарантира това стриктно поверително третиране:

  • сигналите се управляват от мениджъри на случаи и файловете се съхраняват в специалния инструмент за подаване на сигнали за нарушения, който е достъпен само за упълномощени членове на разследващия екип;
  • всички вътрешни и външни заинтересовани страни, които участват в разследването и в последващите действия, са обвързани със строги задължения за спазване на конфиденциалност. Неразрешеното оповестяване на информация, свързана с разследванията, сигнала или самоличността на лицето, подаващо сигнал за нарушения, няма да бъде толерирано и ще доведе до дисциплинарни санкции. В зависимост от обстоятелствата такова поведение може да доведе и до други санкции, включително гражданско или наказателно производство.

Самоличността на лицето, подаващо сигнал за нарушения, няма да се разкрива, освен когато:

  • лицето, подаващо сигнал за нарушения, изрази изричното си съгласие тази информация да бъде оповестена, или
  • оповестяването на информацията се изисква по закон;

В зависимост от вида на нарушението, за което е подаден сигнал, може да има законово изискване за уведомяване на публичните органи, за да започнат официално разследване. В такива случаи може да е необходимо „Спадел“ (Spadel) да предостави името на лицето, подаващо сигнал за нарушения, на публичните органи, като същевременно пази по всяко време в строга конфиденциалност лицето, подаващо сигнал за нарушения. „Спадел“ (Spadel) информира лицето, подаващо сигнал за нарушения, когато самоличността му бъде разкрита на властите, освен когато това би застрашило разследването или съдебното производство.

  • Анонимност

Лицето, подаващо сигнал за нарушения, има възможност да остане анонимно, когато подава сигнала, както и по време на разследванията след това. В този случай инструментът за подаване на сигнали за нарушения гарантира, че самоличността на лицето, подаващо сигнал за нарушения, остава защитена и не може да бъде разкрита от нито едно лице, участващо в разследването.

„Спадел“ (Spadel) разполага със следните въведени мерки за гарантиране на анонимността на лицето, подаващо сигнал за нарушения:

  • В нито един момент от лицето, подаващо сигнал за нарушения, няма да се иска да разкрие самоличността си;
  • Инструментът за подаване на сигнали за нарушения гарантира, че самоличността на лицето, подаващо сигнал за нарушения, е защитена и не може да бъде разкрита по никакъв начин;
  • По време на процедурата за предприемане на последващи действия лицето, подаващо сигнал за нарушения, може да откаже да отговаря на въпроси, които по негово мнение биха помогнали да бъде установена неговата самоличност.

„Спадел“ (Spadel) ще положи всички разумни усилия да проведе разследване на подаден анонимен сигнал. Следва да се отбележи обаче, че за някои случаи има поставени ограничения за това, което може да бъде постигнато, в случаите когато лицето, подаващо сигнал за нарушения, избере да остане анонимно.

  • Забрана за ответни репресивни действия

Няма да се толерират каквито и да било ответни репресивни действия, заплаха, наказание или дискриминация срещу лицето, подаващо сигнал за нарушения, трети страни, свързани с него (напр. колеги или роднини) или всеки, който е помогнал на лицето, подаващо сигнал за нарушения, при подаването на сигнала или който е участвал в разследването. Spadel ще предприеме подходящи действия срещу всяко лице, което предприема ответни репресивни мерки или заплашва с такива.

Ако лицето, подаващо сигнал за нарушения, трети страни, свързани с него, или лице, което е съдействало на лицето, подаващо сигнал за нарушения, се страхува, че може да се сблъска с ответни репресивни или считат, че вече са били обект на ответни репресивни действия, те трябва незабавно да подадат сигнал за опасенията си до Отговорника по съответствието /Compliance Officer/ (вж. приложение 4 за данни за контакт).

Отговорникът по съответствието проучва въпроса по строго безпристрастен начин и гарантира, че са предприети подходящи действия за предотвратяване или справяне с предприети ответни репресивни действия.

  1. Какво представлява вътрешната процедура за предприемане на последващи действия?

Вътрешни сигнали, подадени чрез нормалните канали за подаване на сигнали (т.е. без използване на инструмента за подаване на сигнали за нарушения (вж. т. 4.1.1) се обработват директно вътрешно, без да се следва процедурата, описана по-долу за всички сигнали, подадени чрез инструмента за подаване на сигнали за нарушения.

6.1. Потвърждение за получаване на сигнала

В рамките на 7 дни след получаване на сигнала за нарушения, мениджърът на случаи изпраща на лицето, подаващо сигнал за нарушения, потвърждение за получаване чрез инструмента за подаване на сигнали за нарушения.

  • Разследване

Сигналът се разследва незабавно и надлежно в съответствие с настоящата Политика. Всички разследвания се провеждат задълбочено и в съответствие с принципите на поверителност, безпристрастност и коректност към всички участващи страни. Мениджърът на случаи може да се свърже с лицето, подаващо сигнал за нарушения, за да получи допълнителна информация и/или доказателства относно нарушението. Когато е необходимо да се проведе задълбочено и поверително разследване, могат да бъдат включени външни заинтересовани страни (напр. външен съветник, разследващи фирми, счетоводни фирми и др.).

Изборът на мениджър на случаи и разследващ екип зависи от това дали сигналът е подаден до местното доверено лице, правния отдел или и до двете.

  • Местно доверено лице или местен директор човешките ресурси

Ако сигналът е подаден до местното доверено лице/местния директор човешки ресурси, разследването се провежда на местно ниво. Други представители на местния отдел по човешки ресурси[1] могат да окажат съдействие на принципа да им се разкрият само данни доколкото е необходимо да знаят. Заедно те формират местния разследващ екип.

Когато нарушението разкрива по-структурен проблем или включва повече от една компания от Групата, местното доверено лице/местният директор човешки ресурси може да поиска съдействие от правния отдел, вътрешния одитор или от отдела по човешки ресурси на Групата, при условие че самоличността на лицето, подаващо сигнал за нарушения, се третира поверително. Самоличността на лицето, подаващо сигнал за нарушения, може да бъде разкрита на правния отдел, вътрешния одитор или на отдела по човешки ресурси на Групата само с изричното писмено съгласие на лицето, подаващо сигнал за нарушения.

  • Правен отдел

Ако сигналът е подаден до правния отдел, разследването се провежда на ниво група. Правният отдел поеме водеща роля в разследването и може да включи в него вътрешния одитор и отдела по човешки ресурси на Групата на принципа разкриване на данни доколкото е необходимо да знаят. Заедно те формират разследващия екип на дружеството. Местният отдел по човешки ресурси ще вземе участие в разследването, само при условие че самоличността на лицето, подало сигнал за нарушения, остане в тайна. Самоличността на лицето, подало сигнал за нарушения, се разкрива на местния отдел по човешки ресурси само с неговото изричното писмено съгласие.

  • Местно доверено лице/Местен директор човешки ресурси и Правен отдел

Ако сигналът е бил подаден до местното доверено лице/местния директор човешки ресурси и правния отдел, местното доверено лице/местният директор човешки ресурси и правният отдел трябва да се консултират взаимно и да решат кой да поеме водеща роля в разследването, като се вземе под внимание видът на нарушението и участващите лица.

Местният отдел по човешки ресурси, вътрешният одитор или отделът по човешки ресурси на Групата  участват в разследването на принципа да  им се разкрият само данни доколкото е необходимо да знаят.

  • Конфликт на интереси

Лицето или лицата, замесени в нарушението, за което е подаден сигнал за нарушения, се изключва от разследващия екип и няма право да участва нито в разглеждането на сигнала за нарушение, нито в определянето на действия, които да бъдат предприети въз основа на този сигнал.

Ако в резултат на тази процедура възникне необходимостта от процеса да се изключат по-голямата част от членовете на разследващия екип, задачата за разглеждане на сигнала и определяне на подходящите действия се възлага от Председателя на Одитния комитет на Spadel SA на следовател, който няма такъв конфликт на интереси.

  • Обратна връзка

Не по-късно от 3 месеца след потвърждението за получаване, лицето, подало сигнал за нарушения, получава обратна информация чрез Инструмента за подаване на сигнали за нарушения относно (текущо или приключило) разследване на неговия сигнал.

  • Сигнал

След приключване на разследването разследващият екип изготвя обобщен доклад, в която се описват извършените стъпки по разследването. Анонимизирана, неповерителна версия на този обобщен доклад може да бъде споделена извън разследващия екип (вж. точка 6.2 по-горе) с местното или изпълнителното ръководство на принципа разкриване на данни доколкото е необходимо да знаят, за да може да се вземе окончателно решение.

6.5. Решение

Разследващият екип, в сътрудничество с местното ръководство или изпълнителното ръководство (според случая), взема окончателно решение относно това дали нарушението е доказано и определя подходящите действия, необходими за спиране на нарушението и защита на дружеството.

Член на разследващия екип изготвя окончателен доклад с описание на фактите и взетото окончателно решение:

  • В случай, че нарушението бъде доказано, се определят подходящи мерки, за да се сложи край на нарушението и да се защити дружеството, или
  • Ако при разследването се стигне до заключението, че няма доказателства за нарушение или че те са недостатъчни, няма да бъдат предприети допълнителни действия.

Лицето, подаващо сигнал за нарушения, се информира чрез инструмента за подаване на сигнали за нарушения, относно заключенията, съдържащи се в окончателния доклад, както и за взетото решение.

6.6. Водене на регистър на сигналите

Регистрите на сигналите, подадени от лицето, подаващо сигнал за нарушения, се съхраняват в Инструмента за подаване на сигнали за нарушения, като се гарантира строго поверително третиране на тези сигнали.

Ако сигналът за нарушения е подаден устно по телефона, мениджърът на случаи изготвя текст на сигнала, възпроизведен в писмен вид, за да улесни неговата обработка. В случай на устно подаване на сигнал, лицето, подаващо сигнал за нарушения, има възможност да провери и коригира текста на сигнала, възпроизведен в писмен вид, или протокола от срещата и ще бъде помолен да ги потвърди.

Регистрите няма да се съхраняват за период по-дълъг отколкото е необходимо, като всички регистри се изтриват 2 години след приключване на разследването.

Разследването се счита за приключено: 1) когато е взето решение да не се предприемат по-нататъшни действия или 2) когато всички елементи от действията, установени в окончателното решение, са осъществени или приключени. В случай че сигналът за нарушения води до правни действия или производства, разследването се счита за приключено след изтичане на сроковете за правна защита или след тяхното изчерпване.

  1. Уведомление за защита на данните при подаване на сигнали за нарушения

Целта на тази Политика, и по-специално на този раздел, е да Ви бъде предоставена информация и да се осигури спазване на законовите ни задължения по отношение на защитата на личните данни и подаването на сигнали за нарушения. Ако сте лице, подаващо сигнал за нарушения, лице, за което е подаден сигнал, или друго споменато трето лице, ние ще обработим личните Ви данни. Този раздел относно защитата на данните дава обяснение на начина, по който се обработват личните Ви данни за целите на тази Политика.

  • Обща информация

Личните Ви данни се обработват от нас (Spadel SA, avenue des Communautés 110, 1200 Брюксел) като администратор на лични данни, или от всяко друго лице, принадлежащо към групата „Спадел“ (Spadel), когато е необходимо обработване на подаден от вас сигнал. За осигуряване на вътрешния канал за подаване на сигнали (инструмент за подаване на сигнали за нарушения) ние използваме доставчик на услуги (понастоящем Convercent Inc.), който е определен за лице, което обработва данните, и за получател на личните Ви данни.

Ако имате въпроси относно обработката на личните Ви данни, можете да се свържете с нас на следния имейл: privacy@spadel.com.

  • Какви категории лични данни обработваме?

Когато вие сте лицето, подаващо сигнал за нарушения, лицето, за което е подаден сигнал, или друго споменато трето лице, ние обработваме информацията, която ни е съобщена. Това може да включва вашето име, длъжност, взаимоотношения с нас, информация за нарушението, престъпления или предполагаемо нарушение или престъпление, както и информация за санкции. Информацията, за която е подаден сигнал, може да включва и други специални категории лични данни като информация за раса и етнически произход, информация за политически убеждения, информация за религиозни или философски убеждения, информация за членство в профсъюзи, медицинска информация и информация за сексуални отношения или сексуална ориентация.

Когато лицето, подаващо сигнал за нарушения, е избрало да подаде сигнала анонимно, сигналът не съдържа информация, която можем да свържем с лицето, подаващо сигнал за нарушения.

  • Защо обработваме личните Ви данни?

Ние обработваме гореспоменатите категории лични данни само доколкото такива лични данни са ни предоставени. Освен това обработваме сигнала, за да разгледаме, разследваме и проследим сигнала, включително разследването на твърденията, изложени в него. Обработването на личните Ви данни за посочените цели се извършва въз основа на законния ни интерес да създадем безопасна и благоприятна работна среда и да гарантираме безопасността и сигурността на нашата търговска дейност. Моля, имайте предвид, че ако сигналът се отнася до нарушения на законодателството на ЕС, ние имаме законовото задължение да обработим горепосочените лични данни. Освен това, ако сигналът се отнася до нарушения на конкретни трудови закони, предназначени да осигурят благоприятна среда на работното място, може да имаме законово задължение да обработваме такива лични данни.

Ако в сигнала се споменават специални категории лични данни, ние ще разчитаме, в зависимост от съдържанието на сигнала, на необходимостта за обработка на такива данни въз основа на приоритетния обществен интерес, на жизнените интереси на субекта на данните, ако той или тя е физически или правно е неспособен да даде съгласие, или на необходимостта от обработка на такива данни за целите на професионалните условия на работа.

В допълнение към горното, ние можем да обработваме Вашите лични данни и за следните цели:

Цели

Правно основание

Съобразяване с правни задължения или изпълнение на отправено мотивирано искане от страна на представители на правоприлагащ, съдебен, административен или публичен орган, включително органи за защита на личните данни;

Съобразяване с правно задължение;

Прехвърляне на личните Ви данни на полицията или съдебните органи като доказателство, ако са налице основателни подозрения, че сте извършили незаконно действие или административно нарушение.

Съобразяване с правно задължение;

Упражняване или защита на право в съдебен иск или организиране на защитата ни;

Легитимният ни интерес да се защитим в съдебно производство;

  • С кого споделяме личните Ви данни?

По принцип ние няма да споделяме личните Ви данни с никого, освен с доверените мениджъри на случаи, работещи за нас, и с доставчика на вътрешния ни канал за подаване на сигнали (Инструмент за подаване на сигнали за нарушения).

Всяко лице, което има достъп до личните Ви данни, се бъде задължено да спазва стриктно законови или договорни задължения за опазване на безопасността и поверителния характер на личните Ви данни. Това означава, че само следните получатели ще получат личните Ви данни:

  • Вие
  • Доверен(и) мениджър(и) на случаи;
  • Държавни или съдебни органи, доколкото от нас се изисква да им предоставим Вашите лични данни (напр. данъчни власти, полиция или правоприлагащи органи);
  • Доставчик на вътрешния инструмент за подаване на сигнали за нарушения;

Доставчикът на вътрешния инструмент за подаване на сигнали за нарушения прехвърля личните Ви данни извън Европейското икономическо пространство (състоящо се от ЕС, Лихтенщайн, Норвегия и Исландия); но ние ще предприемем подходящи предпазни действия, за да защитим личните Ви данни, когато бъдат прехвърлени.

  • Колко дълго съхраняваме личните Ви данни?

Вашите лични данни се обработват толкова дълго, колкото е необходимо за постигане на описаните по-горе цели. Във всеки случай ние ще изтрием личните данни, свързани със сигнала или разследването в съответствие с т. 6.6 от тази Политика, освен ако не сме задължени да ги запазим за по-дълъг период от време във връзка със съдебно производство.

  • Какво правим, за да защитим личните Ви данни?

Сигурността и поверителността на личните данни, които обработваме, са много важни за нас. Следователно ние сме предприели действия, с които да гарантираме, че всички обработвани лични данни се съхраняват по надлежния начин. Тези действия включват обработване само на личните данни, необходими за постигане на целите, които Ви съобщихме. Предприели сме също така технически и организационни действия по осигуряване на вътрешния канал за подаване на сигнали (Инструмент за подаване на сигнали за нарушения).

  • Какви са Вашите права?

Имате право да получите информация относно личнити Ви данни, които обработваме и, при спазване на определени правни изисквания – правото да поискате личните Ви данни да бъдат коригирани, изтрити и обработката им ограничена, както и правото да възразите срещу обработката на Вашите данни. Ако желаете да упражните правата си, моля, свържете се с нас на посочения по-долу имейл.

  • Въпроси или жалби?

Ако имате въпроси или желаете да подадете жалба относно начина, по който обработваме личните Ви данни, моля, свържете се с нас на следния имейл: privacy@spadel.com. Имате право също така да подадете жалба до компетентния орган за защита на данните.

Приложение 1 – Примери за поведение, за което може да бъде подаден сигнал

В този списък са представени примери за незаконно, непочтено или неправомерно поведение, за което може да бъде подаден сигнал. Този списък не е изчерпателен.

Област

Пример за нарушение

Продукт, безопасност на продукта, цялост на продукта

Вашият мениджър Ви принуждава да пуснете на пазара продукти, които не отговарят на стандартите за безопасност на храните, като напр. определени микробиологични стандарти, без официалното одобрение на отдела за качество.

 

Знаете, че продукт, обозначен като съдържащ „100% съставки от натурален произход“ и за който се твърди, че съставът му е изключително от белгийски произход, всъщност не е съставен нито от 100% съставки от естествен произход, нито от съставки изключително с белгийски произход. След като първоначално сте си помислили, че твърдението е направено погрешка, вие сте подали сигнал за неправилното етикетиране до Вашия мениджър, който е оправдал неправилното етикетиране по икономически причини.

Обществено здраве и околна среда

Пътнически самолет, задвижван с керосин, се разбива край един от спа изворите, като причинява силно замърсяване на почвата. Съответните мениджъри на „Спадел“ (Spadel) са наясно със ситуацията, но си затварят очите.

Защита на личните данните и сигурност на системата от мрежи

Забелязвате, че ваш колега, който има достъп до личните данни на служителите на „Спадел“ (Spadel), ги продава на трето дружество с цел финансова облага.

Конкуренция и антитръст

Присъствате на среща между „Спадел“ (Spadel) и двама от основните ѝ конкуренти. Целта на срещата е да се постигне съгласие за фиксиране на цените на определени продукти. Такова споразумение е незаконно, защото е картел, което е строго забранено съгласно закона за конкуренцията.

Всички форми на финансови нарушения или нарушения като измама, корупция, подкупи и кражби

Вашият мениджър Ви моли да платите определени фактури, но вие знаете, че сумата е много по-висока от стойността на доставените стоки. Не сте убедени от отговорите, дадени Ви от Вашия мениджър, когато сте го помолили за обяснение

Дискриминация и тормоз

Колега Ви е казал, че е жертва на група други негови колеги, които постоянно омаловажават него и неговата работа. Вашият колега е под голям стрес.

Един от колегите Ви непрекъснато прави сексистки забележки на друг работник.

Пране на пари и финансиране на тероризъм

Забелязвате, че средствата, които постъпват от дружество, с което нямаме активни бизнес взаимоотношения, преминават през „Спадел“ (Spadel) преди да бъдат преразпределени към дъщерните дружества на въпросното дружество

Търговия с вътрешна информация

Чувате един от Вашите „вътрешни“ колеги да казва на някого по телефона, че финансовите резултати на „Спадел“ (Spadel) не са добри и ги съветва да продадат акциите си сега.

Корпоративни или данъчни споразумения, счетоводни и одиторски въпроси

Забелязвате, че „Спадел“ (Spadel), чрез международните си дъщерни дружества, системно участва в дейности по укриване на данъци.

Социални медии

Забелязвате в LinkedIn, че група Ваши колеги разкриват значителен обем информация относно проект, за който знаете, че е поверителен. Споделяте опасенията си с Вашите колеги, но те отказват да изтрият поста си с твърдението, че това е в полза за тяхната автобиография.

Обществени поръчки – искане и даване на подкупи

Вашият началник Ви моли да изпратите много скъп часовник на държавен служител с кратко съобщение, в което се казва, че „Спадел“ (Spadel) очаква с нетърпение да работи с държавния служител в близко бъдеще.

Най-общо сигнали могат да се подават и за следните видове поведение:

  • Нарушаване на нормативни задължения, закони и разпоредби;
  • Всяка форма на престъпна дейност;
  • Неправомерно поведение или неетично поведение, което подкопава общочовешките ценности и основните етични ценности като почтеност, уважение, честност, отчетност и справедливост;
  • Неразкриване на конфликти на интереси;
  • Опит за прикриване на незаконно, непочтено или измамно поведение.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 – СПИСЪК НА МЕСТНИТЕ ДОВЕРЕНИ ЛИЦА И ДРУГИ КЛЮЧОВИ ФИГУРИ

В този списък са представени местните доверени лица и други ключови фигури за всяко дружество от групата.

Spadel SA или Групата

Доверено лице

Софи Келер

s.keller@spadel.com

Правен отдел

Филипин Де Улф

p.dewolf@spadel.com

и

Софи Келер

s.keller@spadel.com

Вътрешен одитор

Давид Куманс

d.coumans@spadel.com

Отдел човешки ресурси

Татяна Гоемин

t.goeminne@spadel.com

Местен мениджър по човешките ресурси

Кристин Барбе

c.barbe@spadel.com

Spa Monopole SA

Доверено лице

Няма

Местен мениджър по човешките ресурси

За технически работници:

Херве Сомеле

h.sommelette@spadel.com

За офис служители:

Херве Сомеле

h.sommelette@spadel.com

Bru-Chevron SA

Доверено лице

Няма

Местен мениджър по човешките ресурси

Херве Сомеле

h.sommelette@spadel.com

Spadel Nederland B.V.

Доверено лице

Няма

Местен мениджър по човешките ресурси

Кристин Барбе

c.barbe@spadel.com

Les Eaux Minérales de Ribeauvillé SA

Доверено лице

Няма

Местен мениджър по човешките ресурси

Рейчъл Донадю

r.donnadieu@spadel.com

Les Grandes Sources de Wattwiller SAS

Доверено лице

Няма

Местен мениджър по човешките ресурси

Рейчъл Донадю

r.donnadieu@spadel.com

Девин ЕАД

Доверено лице

Няма

Местен мениджър по човешките ресурси

Екатерина Караризова

E.Kararizova@spadel.com

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 – СПИСЪК НА МЕСТНИТЕ КОМПЕТЕНТНИ ОРГАНИ
ЗА ВЪНШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

В този списък са представени местните доверени лица и други ключови фигури за всяко дружество от групата.

Белгия

Компетентни органи за външно подаване на сигнали

Предстои да бъде посочен компетентния орган (или органи) с Кралски декрет. В очакване на това да се случи тази роля се изпълнява от федералния омбудсман.

Федерален омбудсман

www.federaalombudsman.be

Нидерландия

Компетентни органи за външно подаване на сигнали

Huis voor Klokkenluiders/Нидерландски орган за подаване на сигнали за нарушения

www.huisvoorklokkenluiders.nl

Autoriteit Consument en Markt (ACM) за нарушения на закона за защита на потребителите

www.acm.nl

Autoriteit persoonsgegevens (AP) за нарушения на правилата за защита на личните данни

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

De Nederlandsche Bank N.V. (DNB) и Autoriteit Financiële Markten (AFM) за нарушения на икономическите и финансовите закони

www.dnb.nl

www.afm.nl

Франция

Компетентни органи за външно подаване на сигнали

Генерална дирекция по конкуренцията, потреблението и наказването на измамите (DGCCRF)

Национален орган по здравеопазване (HAS) на Франция

Национална комисия по информатика и свободите (Cnil)

Главна дирекция за труда (DGT)

Генерална делегация за заетост и професионално обучение (DGEFP)

Защитник на правата

Съдебни органи

Институция, орган, офис или агунция на Европейския съюз (ЕС), която отговаря по въпросите, свързани с нарушенията на законодателството на ЕС

За повече информация, посетете сайта: Lanceurs d'alerte en entreprise | Service-public.fr (or https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F32031)

България

Компетентни органи за външно подаване на сигнали

Комисия за защита на личните данни

София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2

За повече информация, посетете сайта: https://www.cpdp.bg/

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 – ДАННИ ЗА КОНТАКТ С ОТГОВОРНИКА ПО СЪОТВЕТСТВИЕТО

Отговорникът по съответствието на Групата към датата на последната актуализация на настоящата Политика е:

Филип Де Улф

p.dewolf@spadel.com

+32 497 485 415